Por lo general un programa de la APO tiene cuatro
componentes:
La especificidad de las metas
Lograr el objetivo de una manera tangible.
La participación en la toma de decisiones
El gerente y el empleado toman decisiones
mancomunadas y se ponen de acuerdo en la manera de alcanzarlas.
Un plazo explicito
Cada objetivo tiene un plazo
determinado. Normalmente, el plazo es de tres meses, seis meses o
un año.
Retroalimentación acerca del desempeño
En un plano ideal, esto se logra
proporcionando a las personas retroalimentación constante, de modo que pueda
ponderar y corregir sus propiasacciones.
Características
de la Administración por Objetivos
La APO es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control administrativo basada en el principio
de que, para alcanzar resultados, la organización necesita antes definir en qué negocio
está actuando y a dónde pretende llegar.
La APO es un proceso por el cual los gerentes, principal y
subordinado, de una organización identifican objetivos comunes, definen las áreas deresponsabilidad de cada uno en términos de resultados
esperados y emplean esos objetivos como guías para la operación de la empresa.
El administrador tiene que saber y entender lo que, en
términos de desempeño,
se espera de él en función de las metas de la empresa,
y su superior debe saber qué contribución puede exigir y esperar de él,
juzgándolo de conformidad con las mismas.
En realidad, la APO es un sistema dinámico que integra la necesidad de
la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad
del gerente de contribuir a su propio desarrollo.
Es un estilo exigente y equilibrado de administración
de empresas.
La APO presenta las siguientes
características principales:
Establecimiento conjunto de objetivos entre
el ejecutivo y su superior
La mayor parte de los sistemas de la APO utiliza el establecimiento
conjunto de objetivos; tanto el ejecutivo como su superior participan del
proceso de establecimiento y fijación de objetivos. La participación del
ejecutivo puede variar, desde su simple presencia durante las reuniones, donde
puede ser escuchado, hasta la posibilidad de iniciar la propuesta de
reestructuración del trabajo,
con relativa autonomía en el desarrollo del plan.
Establecimiento de objetivos para cada
departamento ó posición
Básicamente la APO está fundamentada en el
establecimiento de objetivos por niveles de gerencia.
Los objetivos, a alto nivel, pueden denominarse objetivos, metas, propósitos o
finalidades; sin embargo, la idea básica es la misma: definir los resultados
que un gerente, en determinado cargo, deberá alcanzar.
Interrelación de los objetivos de los departamentos
Siempre existe alguna forma de correlacionar
los objetivos de varias unidades o gerentes, aunque no todos los objetivos se
apoyen en los mismosprincipios básicos.
Elaboración de planes tácticos y planes
operacionales, con énfasis en la medición y el control
A partir de los objetivos trazados por cada
departamento, el ejecutivo y su superior elaboran los planes tácticos adecuados
para alcanzarlos de la mejor manera. De esta manera, tales planes se
constituyen en los instrumentos para alcanzar los objetivos de cada
departamento.
En todos los planes la APO hace énfasis en la
cuantificación, la medición y el control. Se hace necesario medir los
resultados alcanzados y compararlos con los resultados planeados.
Evaluación permanente, revisión y reciclaje de los planes
Prácticamente todos los sistemas de la APO
tienen alguna forma de evaluación y revisión regular del progreso
realizado, a través de los objetivos ya alcanzados y de aquellos por alcanzar,
permitiendo así el tener en cuenta algunas previsiones, y el fijar nuevos
objetivos para el período siguiente.
Participación activa de la dirección
La mayor parte de los sistemas de la APO
involucran más al superior que al subordinado. El superior establece los
objetivos, los vende, los mide y evalúa el progreso. Ese proceso,
frecuentemente utilizado, es mucho más un control por objetivos que una administración
por objetivos.
Apoyo constante del staff durante las
primeras etapas
La ampliación de la APO requiere del fuerte
apoyo de un STAFF previamente entrenado y preparado. Exige coordinación e integración de esfuerzos, lo que puede ser
efectuado por el staff.
Determinación de Objetivos
La administración por objetivos es un modelo de administración a través del cual
todos los gerentes de un organización establecen metas para sus
administraciones, al inicio de cada periodo o ejercicio fiscal,
de preferencia coincidiendo con el ejercicio fiscal de la empresa, en
constancia con las metas generales de la organización fijadas por los accionistas, a través
de la dirección. Un objetivo debe ser cuantificable, complejo, relevante y
compatible. Un objetivo es una declaración escrita, un enunciado, una frase; es
un conjunto de números. Son números que orientan el desempeño de los gerentes
hacia un resultado mediable, complejo, importante y compatible con los demás
resultados".
En la fijación de los objetivos deben
considerarse los siguientes aspectos
·
1. La expresión "objetivo de la
empresa" es realmente impropia. Los objetivos de una empresa representan, en realidad, los
propósitos de los individuos que en ella ejercen el liderazgo.
·
2. Los objetivos son fundamentalmente
necesidades por satisfacer.
·
3. Los subordinados y demás funcionarios
tienen una serie muy grande de necesidades personales.
·
4. Los objetivos y las metas personales
no son siempre idénticos a los objetivos y metas de la empresa.
Características estructurales de los
objetivos
·
1. Los ejecutivos fijan propósitos a
largo y a corto plazo.
·
2. Los objetivos y metas se expresan
como resultados finales y no como tareas o actividades.
·
3. Los objetivos y metas deben ser
coherentes, además de estar coordinados en los respectivos niveles y áreas de
la organización.
Características comportamentales son
·
1. Se hace énfasis en el compromiso
propio de los subordinados, en relación con las metas.
·
2. Se hace énfasis en el autoanálisis
del desempeño y, en consecuencia, en el autocontrol, en relación con los
resultados obtenidos frente a las metas preestablecidas.
·
3. Las desviaciones de los resultados
con relación a las metas llevan a la autocorrección en el desempeño y, si es
necesario, a la orientación específica por parte del superior.
Administración por objetivos
·
1. Es una técnica participativa de
planeación y evaluación.
·
2. A través de ella los superiores y los
subordinados, conjuntamente, definen aspectos prioritarios.
·
3. Establece objetivos por alcanzar, en
un determinado periodo y en términos cuantitativos, dimensionando las
respectivas contribuciones.
·
4. Sistemáticamente se hace el
seguimiento del desempeño, procediendo a las correcciones que sean necesarias.
Criterios para la selección de objetivos
·
1. Buscar las actividades que tengan
mayor impacto sobre los resultados.
·
2. El objetivo debe ser específico en
cuanto a los datos concretos.
·
3. Centrar los objetivos en metas derivadas.
·
4. Detallar cada objetivo en metas
derivadas.
·
5. Utilizar un lenguaje comprensible para los gerentes.
·
6. Mantenerse dentro de los principios
de la administración.
·
7. El objetivo debe indicar los
resultados por alcanzar, no debe limitar la libertad para escoger los métodos.
·
8. El objetivo debe ser difícil de
alcanzar, debe representar una tarea suficiente para todo el ejercicio fiscal
de la empresa. Debe tener alguna relación remota con el plan de utilidades de
la empresa, generalmente es el objetivo final.
Jerarquía de objetivos
Los objetivos deben ser graduados según un
orden de importancia, relevancia o prioridad, en una jerarquía de objetivos, en
función de su contribución relativa a lo organización como una totalidad.
La jerarquía de objetivos de una organización
puede sufrir innumerables cambios, ya sea en la ubicación relativa de los
objetivos o en la situación de ciertos objetivos por otros diferentes.
Los objetivos no necesitan traducir
inicialmente las grandes aspiraciones fundamentales de la empresa. Deben lograr
que todos los órganos y componentes de la empresa contribuyen con una parte del
esfuerzo general.
Deben tener en cuenta la necesidad de varias
alternativas para su ejecución, deben ser periódicamente reexaminados y
reformulados, no sólo para ser actualizados de acuerdo con el cambio de las condiciones del mercado.
Planeación Estratégica
La planeación estratégica se refiere a la
manera como una empresa intenta aplicar una determinada estrategia para alcanzar los objetivos
propuestos. Es generalmente una planeación global y a largo plazo.
Formulación de los objetivos organizacionales
por alcanzar
En esta primera fase, la empresa escoge los
objetivos globales que pretende alcanzar a largo plazo y define el orden de
importancia y de prioridad de cada uno en una jerarquía de objetivos.
Análisis interno de las fortalezas y
limitaciones de la empresa
Estudio de las condiciones internas, para
permitir una evaluación de los principales puntos fuertes y puntos débiles
existentes en la empresa.
Análisis externo del ambiente
Se trata de un análisis del ambiente externo, es decir, de las condiciones
externas que rodean la empresa y que le imponen desafíos y oportunidades. Tal
análisis generalmente abarca:
·
1. Los mercados atendidos por la empresa.
·
2. La competencia.
·
3. Los factores externos.
Formulación de alternativas estratégicas
Se busca formular las diversas y posibles
alternativas estratégicas o medio que la empresa puede adoptar para lograr
mejor los objetivos organizacionales propuestos, teniendo en cuenta sus
condiciones internas y las condiciones externas a su alrededor.
La planeación estratégica de una empresa se
refiere al producto,
o al mercado, de allí, la matriz producto/mercado con las diferentes
alternativas estratégicas.
La planeación estratégica debe contemplar
decisiones sobre el futuro de la empresa. Las principales decisiones contenidas
en una planeación estratégica son los siguientes:
·
1. Objetivos organizacionales globales.
·
2. Las actividades seleccionadas.
·
3. El mercado previsto por la empresa.
·
4. Alternativas estratégicas en cuanto a
sus actividades.
·
5. Alternativas estratégicas en cuanto
al mercado.
·
6. Integración vertical.
·
7. Nuevas inversiones en recursos para innovación o para crecimiento.
La matriz producto / mercado y sus
alternativas
Desarrollo de los planes tácticos
A partir de la planeación estratégica, la
empresa puede emprender la ejecución de la planeación táctica.
·
1. Planeación organizacional de la estructura para el logro de los objetivos
globales.
·
2. Planeación del desarrollo del
producto/mercado.
·
3. Planeación del desarrollo de recursos
para las operaciones de la empresa.
·
4. Planeación de las operaciones de la
empresa relacionadas con la producción y la comercialización.
Para que cada uno de estos cuatro planes
tácticos pueda implementarse y producir resultados, es necesario que cada uno
de ellos se descomponga nuevamente en otros planes operacionales más
específicos.
Mientras la planeación táctica se refiere al
mediano plazo, el plan operacional es más detallado y se refiere al corto
plazo.
Ciclo de la Administración por Objetivos
La APO tiene un comportamiento cíclico, de tal manera que el resultado de un ciclo permite efectuar correcciones y ajustes en el ciclo siguiente, a través de la retroalimentación proporcionada por la evaluación de los resultados. Este ciclo corresponde comúnmente al ejercicio fiscal de la empresa para facilitar la ejecución y el control. Los principales autores de la APO presentan modelos muy variados, cuyos ciclos exponen contenidos diferentes.
John W. Humble define la APO como "un
sistema dinámico que busca integrar las necesidades de la empresa de definir y
alcanzar sus propósitos de lucro y crecimiento con la necesidad del gerente de
contribuir y desarrollarse. Es un estilo de gerencia exigente y
estimulante". Provee los siguientes aspectos:
·
1. Revisión critica de los planes estratégicos
y tácticos de la empresa.
·
2. Esclarecimiento para cada gerente, de
los resultados claves y lo estándares de desempeño que él necesita alcanzar.
Éstos están ligados a los objetivos por
departamento y organizacionales, aumentando su compromiso y su contribución a
estos objetivos:
·
1. Creación de un plan para mejorar las funciones,
de tal manera que permita lograr los resultados claves y el plan de
mejoramiento.
·
2. Uso sistemático de la evaluación del
desempeño para ayudar a los gerentes a superar sus puntos débiles y aprovechar
sus puntos fuertes, aceptando responsabilizarse por su autodesarrollo.
3. Aumento de la motivación del gerente como consecuencia de la
mayor responsabilidad, mejores planes salariales y la planeación de su carrera.
George Odiorne propone un modelo compuesto
por un ciclo de siete etapas.
Establecimiento de medidas desempeño de la
organización y delineamiento de los objetivos organizacionales por alcanzar.
·
1. Revisión de la estructura de la organización,
en función de los objetivos propuestos.
·
2. A partir de las dos etapas
anteriores, cada directivo establece propósitos y medidas de evaluación para
sus subordinados, que a su vez, propone objetivos.
·
3. El superior y cada uno de sus
subordinados llegan a un mismo acuerdo de los objetivos y medidas de evaluación
de su propio trabajo.
·
4. Seguimiento continuo efectuado sobre
los resultados periódicos del trabajo del subordinado, frente a los plazos
intermedios previamente establecidos en la 4 etapa.
·
5. Evaluación periódica y acumulativa de
los resultados del trabajo del subordinado, de sus puntos fuertes y débiles,
así como de aquellas medidas propuestas para su desarrollo.
·
6. Evaluación
del desempeño de la
organización como un todo.
Críticas de la Administración por Objetivos
Los diez pecados capitales de Humbre de la
APO
Humble asegura que existen diez maneras
seguras de fracasar con la APO.
·
1. No lograr la participación de la alta
gerencia.
·
2. Decir a todos que la APO es una
técnica poderosa, capaz de resolver todos los problemas.
·
3. Adoptar la APO dentro de una manera
acelerada.
·
4. Fijar solamente objetivos
cuantificables.
·
5. Simplificar al extremo todos los procedimientos.
·
6. Aplicar la APO en áreas aisladas, no
hacer que la compañía participe globalmente.
·
7. Delegar todo el proyecto de la APO a personal de nivel inferior.
·
8. Concentrarse en individuos e ignorar
los problemas de grupo.
·
9. Inaugurar el sistema con una fiesta y
después dejarlo andar solo, sin verificar jamás cómo está andando.
·
10. Ignorar las metas personales de los
gerentes, concentrándose sólo en los objetivos de la empresa.
Críticas de LEVINSON
Levinson destaca que la APO no tomó en cuenta
las raíces más profundas, emocionales y motivacionales de un gerente, pues
puede colocarlo en una posición parecida a la de un conejillo de laboratorio,
frente a sólo dos alternativas: acierta el camino en el laberinto y come, o
sino, simplemente pasa hambre.
Según Levinson, el proceso "ideal"
de la (APO) debe desarrollarse en cinco etapas.
·
1. Discusión del funcionario con su
superior acerca de la descripción de funciones hecha por el propio
subordinado.
·
2. Fijación de metas de desempeño a
corto plazo.
·
3. Entrevista con el superior para analizar el
proceso alcanzado hasta cierto momento.
·
4. Establecimiento de puntos de
verificación para medir el progreso.
·
5. Análisis entre superior y
subordinado, el final de determinado plazo, para evaluar los resultados de los
esfuerzos desarrollados por el subordinado.
En conclusión, Levinson afirma que "la
administración por objetivos y los procesos de evaluación del desempeño, tal como
se ejecutan usualmente, son inherentemente autodestructivos a largo plazo, por
estar basados en una psicología de la recompensa y el castigo, que
intensifica la presión ejercida sobre cada individuo,
al mismo tiempo que le proporciona una selección de
objetivos muy limitados. Tales procesos pueden mejorarse, examinando los presupuestos psicológicos en los cuales se basan,
ampliándolos de modo que incluyan la evaluación colectiva y dándole prioridad a
las metas personales de los funcionarios.
Criticas de LODI
Lodi recuerda que la (APO) tiende a exigir
mucho de cada uno y que las personas deben ser preparadas para recibir el método y para poder aplicarlo con criterio. De lo
contrario, podrán surgir diversos inconvenientes.
Lodi recuerda, incluso, que la formulación de
una estrategia lleva a un conflicto entre los objetivos a largo y corto
plazo. La planeación a largo plazo, permite una mejor comprensión del impacto
futuro de las decisiones actuales, una mayor conciencia de los cambios económicos y sociales,
la anticipación de cambios en las áreas que los requieren, y un incremento en
la velocidad de la información relevante para un rápido control e
implementación de las decisiones futuras. A corto plazo, perciben que el
sistema de compensación premia el desempeño espectacular inmediato, en detrimento
de una verdadera contribución a los resultados futuros de la empresa.
Otras Críticas
·
1. Los objetivos de la empresa se
definen de manera muy superficial y no reflejan todos los intereses de la
empresa.
·
2. No se cuenta con experiencia adecuada
para la realización del plan, la implementación es incompleta o se efectúa
fuera de tiempo.
·
3. Cuando los resultados inmediatos no
son accesibles, las personas se impacientan con todo el proyecto.
·
4. En general, las empresas fallan en tomar decisiones para
revisar y actualizar periódicamente el plan frente a los cambios de la empresa,
las fluctuaciones económicas y los cambios en las tendencias sociales.
Ventajas de la Administración por Objetivos
Según el libro de Samuel C. Certo nos dice que hay
dos ventajas en la (APO)
·
1. Los programas APO enfatizan siempre lo que debe
hacerse en la organización para alcanzar los objetivos organizacionales.
·
2. El proceso APO asegura un compromiso
del empleado para alcanzar los objetivos organizacionales. Dado que los
gerentes y los subordinados han desarrollado los objetivos juntos, ambas partes
están genuinamente interesadas en alcanzar esos objetivos.
Según el libro de Harold Koontz
señala cuatro ventajas
Mejoría de la administración
Todas las ventajas de la
administración por objetivos
se pueden resumir diciendo que da por resultado una administración muy
mejorada. No se pueden establecer objetivos sin planeación y la planeación
orientada hacia resultados es la única clase que tiene sentido. La administración
por objetivos obliga a los gerentes a pensar en la planeación para obtener
ciertos resultados, más que simplemente planear actividades o trabajos. Para
asegurar que los objetivos sean realistas, la APO exige también que los
gerentes piensen en la forma en que lograrán los resultados, la organización y
el personal que necesitarán para hacerlo y los recursos y ayuda que requerirán.
De igual forma, no hay un mejor incentivo para el control que u grupo de metas
claras.
Clarificación de la organización
Otro beneficio importante de la APO es que
obliga al gerente a clarificar los papeles y las estructuras organizacionales. Los puestos se deben
construir en base a los resultados fundamentales que se espera tengan las
personas que los desempeñan.
Estímulo al compromiso personal
Una de las grandes ventajas de la APO es que
estimula a las personas a comprometerse con sus metas. La gente deja de hacer
simplemente un trabajo, seguir instrucciones y esperar por normas y decisiones; ahora son personas con
propósitos claramente definidos.
Desarrollo de controles efectivos
En la misma forma en que la APO produce una
planeación más efectiva, también ayuda a desarrollar controles efectivos.
Recuérdese que el control incluye medir resultados y llevar a cabo acciones
para corregir las desviaciones de los planes con el fin de asegurar que se
alcancen las metas.
Desventajas de la Administración por
Objetivos
Según el libro de Samuel C. Certo
señala dos desventajas
·
1. La elaboración de los objetivos puede
consumir mucho tiempo, dejando a los gerentes y a los empleados menos tiempo
para hacer el
trabajo en sí.
·
2. La elaboración de objetivos por
escrito, la comunicación cuidadosa de los objetivos y las
evaluaciones de desempeño detallada que requiere un programa APO, aumenta el volumen de papeleo en una empresa.
Según el libro de Harold Koontz señala
cinco desventajas
Deficiencias al enseñar la filosofía de la APO
A pesar de lo sencilla que pueda parecer la
administración por objetivos, los gerentes que la llevarán a la práctica tienen
que comprenderla y apreciarla. A su vez, tienen que explicar a los subordinados
qué es, cómo trabaja, por qué se hace, qué papel tendrá en la evaluación del
desempeño y, sobre todo, cómo se pueden beneficiar los participantes. La
filosofía está elaborada sobre conceptos de autocontrol y auto dirección
encaminados a hacer profesionales a los gerentes.
Deficiencias al dar normas a los encargados
de establecer las metas
Al igual que cualquier otro tipo de
planeación, no puede operar si no se dan las normas necesarias a quienes se
espera que fijen las metas. Los gerentes tienen que conocer cuáles son las
metas de la empresa y cómo encaja su propia actividad en ellas. Si las metas
son imprecisas, irreales o inconsistentes, es prácticamente imposible que los
gerentes estén en armonía con ellas.
Dificultad al establecer metas
Las metas realmente verificables son
difíciles de establecer, en particular si necesita tener el grado exacto de
rigidez y flexibilidad, trimestre tras trimestre, año tras año. El
establecimiento de metas de metas no tiene que ser difícil que cualquier otra
clase de planeación efectiva, aunque probablemente se necesitara de más estudio
y trabajo para establecer objetivos verificables que sean ambiciosos pero
alcanzables, que para desarrollar muchos planes que sólo tienden a exponer el
trabajo a realizar.
Insistencia en las metas a corto plazo
Los gerentes fijan metas a corto plazo, rara
vez a más de un año y con frecuencia por un trimestre o menos. Es evidente que
existe el peligro de poner mayor énfasis en el corto plazo, quizá a expensas
del largo plazo. Por supuesto, esto significa que los superiores tienen siempre
que asegurarse que los objetivos actuales, al igual que cualquier otro plan
corto plazo, sean diseñados para ser útiles a las metas a más largo plazo.
Peligro de inflexibilidad
Con frecuencia, los gerentes vacilan para cambiar
los objetivos. Aunque quizá las metas dejen de tener significado si se cambian
con demasiada frecuencia y no representan un resultado bien pensado y bien
planeado, de todos formas es tonto esperar de un gerente que luche por alcanzar
una meta que ya ha quedado obsoleta por los nuevos objetivos revisados de la
empresa; por premisas cambiadas o políticas modificadas.
Conclusión
Al finalizar esta investigación,
doy por segura que entendí, que definidamente la Administración Por Objetivo
(APO) ayuda a superar muchos de los problemas crónicos de los administradores y
profesionales de una empresa con futuro: nos proporciona un medio para medir el
verdadero aporte del personal de la empresa, a definir metas comunes de las
personas y de la organización y al medir los aportes individuales a tales
metas, es más probable que se obtenga un esfuerzo coordinado y un trabajo en
equipo, estimulado, a la vez, la iniciativa personal. Asimismo, prever soluciones al grave problema de la definición de
las responsabilidades de cada una de las personas que integran la organización,
y esto elimina la posibilidad que el individuo cambie su personalidad.
La Administración Por Objetivo (APO) le da
una herramienta a la empresa para establecer sus metas conjuntamente con los
subordinados. A través de ella, las metas comunes: rentabilidad,
posición competitiva, productividad,
liderazgo en el mercado, responsabilidad reconocida y excelentes relaciones se
organizan, planifican y ejecutan efectivamente.
Sin embargo, considero necesario, recordar
que dentro de la Administración Por Objetivo (APO) existe el riesgo que estas metas puedan no ser
concordantes, pero he aquí la sabiduría, experiencia y liderazgo de los
supervisores para lograr la comunicación y abrir las posibilidades de cambios,
que beneficien a ambas partes. Por tanto, estimamos muy importante, recalcar
una característica importante de este Modelo Administrativo: la Administración
Por Objetivo (APO) no es una fórmula milagrosa, sin embargo, puede comportarse
flexible en situaciones limitantes que se le presenten a la empresa, producto
de los cambios rápidos y necesarios que sufre la sociedad mundial.