El principio de orden y
limpieza al que haremos referencia se denomina método de las 5´s y es de origen
japonés.
Este concepto no debería resultar nada nuevo para ninguna empresa, pero
desafortunadamente si lo es. El movimiento de las 5´s es una concepción ligada
a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la
orientación de W. E. Deming hace mas de 40 años y que esta incluida dentro de
lo que se conoce como mejoramiento continuo o gemba kaizen.
Surgió a partir de la segunda
guerra mundial, sugerida por la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros como
parte de un movimiento de mejora de la calidad y sus objetivos principales eran
eliminar obstáculos que impidan una producción eficiente, lo que trajo también
aparejado una mejor sustantiva de la higiene y seguridad durante los procesos
productivos.
Su rango de aplicación abarca
desde un puesto ubicado en una línea de montaje de automóviles hasta el
escritorio de una secretaria administrativa.
Se llama estrategia de las 5S
porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras
japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un significado importante para
la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras
son:
· Clasificar. (Seiri)
· Orden. (Seiton)
· Limpieza. (Seiso)
· Limpieza Estandarizada. (Seiketsu)
· Disciplina. (Shitsuke)
· Orden. (Seiton)
· Limpieza. (Seiso)
· Limpieza Estandarizada. (Seiketsu)
· Disciplina. (Shitsuke)
Las cinco "S" son el
fundamento del modelo de productividad industrial creado en Japón y hoy
aplicado en empresas occidentales. No es que las 5S sean características
exclusivas de la cultura japonesa. Todos los no japoneses practicamos las cinco
"S" en nuestra vida personal y en numerosas oportunidades no lo
notamos. Practicamos el Seiri y Seiton cuando mantenemos en lugares apropiados
e identificados los elementos como herramientas, extintores, basura, toallas,
libretas, reglas, llaves etc.
Cuando nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sin limpieza perderemos la eficiencia y la moral en el trabajo se reduce.
Cuando nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sin limpieza perderemos la eficiencia y la moral en el trabajo se reduce.
Son poco frecuentes las
fábricas, talleres y oficinas que aplican en forma estandarizada las cinco
"S" en igual forma como mantenemos nuestras cosas personales en forma
diaria. Esto no debería ser así, ya que en el trabajo diario las rutinas de
mantener el orden y la organización sirven para mejorar la eficiencia en
nuestro trabajo y la calidad de vida en aquel lugar donde pasamos más de la mitad
de nuestra vida. Realmente, si hacemos números es en nuestro sitio de trabajo
donde pasamos más horas en nuestra vida. Ante esto deberíamos hacernos la
siguiente pregunta....vale la pena mantenerlo desordenado, sucio y poco
organizado?
Es por esto que cobra
importancia la aplicación de la estrategia de las 5S. No se trata de una moda,
un nuevo modelo de dirección o un proceso de implantación de algo japonés que
"dada tiene que ver con nuestra cultura latina". Simplemente, es un
principio básico de mejorar nuestra vida y hacer de nuestro sitio de trabajo un
lugar donde valga la pena vivir plenamente. Y si con todo esto, además,
obtenemos mejorar nuestra productividad y la de nuestra empresa por que no lo
hacemos?
NECESIDAD DE LA
ESTRATEGIA 5S
La estrategia de las 5S es un concepto sencillo que a menudo las personas no le dan la suficiente importancia, sin embargo, una fábrica limpia y segura nos permite orientar la empresa y los talleres de trabajo hacia las siguientes metas:
La estrategia de las 5S es un concepto sencillo que a menudo las personas no le dan la suficiente importancia, sin embargo, una fábrica limpia y segura nos permite orientar la empresa y los talleres de trabajo hacia las siguientes metas:
· Dar respuesta a la necesidad
de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros producidos por
el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, etc.
· Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento de la moral por el trabajo.
· Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los equipos, gracias a la inspección permanente por parte de la persona quien opera la maquinaria.
· Mejorar la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los estándares al tener el personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de limpieza, lubricación y apriete
· Hacer uso de elementos de control visual como tarjetas y tableros para mantener ordenados todos los elementos y herramientas que intervienen en el proceso productivo
· Conservar del sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las acciones de mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5S
· Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora continua de producción Justo a Tiempo, Control Total de Calidad y Mantenimiento Productivo Total
· Reducir las causas potenciales de accidentes y se aumenta la conciencia de cuidado y conservación de los equipos y demás recursos de la compañía.
· Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento de la moral por el trabajo.
· Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los equipos, gracias a la inspección permanente por parte de la persona quien opera la maquinaria.
· Mejorar la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los estándares al tener el personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de limpieza, lubricación y apriete
· Hacer uso de elementos de control visual como tarjetas y tableros para mantener ordenados todos los elementos y herramientas que intervienen en el proceso productivo
· Conservar del sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las acciones de mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5S
· Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora continua de producción Justo a Tiempo, Control Total de Calidad y Mantenimiento Productivo Total
· Reducir las causas potenciales de accidentes y se aumenta la conciencia de cuidado y conservación de los equipos y demás recursos de la compañía.
SEIRI: CLASIFICACIÓN. SEPARAR INNECESARIOS
Es la primera fase,
consiste en identificar y separar los materiales
necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos.
I.
Propósitos:
·
Hacer un trabajo fácil al eliminar
obstáculos.
·
Eliminar la concepción de cuidar las cosas
que son innecesarias.
·
Evitar las interrupciones provocadas por
elementos innecesarios.
·
Prevenir fallas causadas por elementos
innecesarios.
I.
Beneficios:
·
Sitios libres de objetos innecesarios o
inservibles.
·
Más espacios.
·
Mejor concepción espacial.
·
Mejor control
de inventarios.
·
Menos accidentes en las áreas de trabajo.
·
Espacios libres y organizados.
I.
Normas para Seiri:
Usar tarjetas
de color
permite marcar o denunciar que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y
que se debe tomar una acción
correctiva.
·
Tarjetas de Color Rojo: para destacar
objetos que no pertenecen al área y deben colorarse lejos del lugar de trabajo
o para marcar todo aquello que debe desecharse.
·
Tarjetas de Color Azul: pueden destacar
elementos que pertenecen al trabajo realizado, que reducen el espacio en el
lugar de trabajo y se debe buscar un sitio mejor para colocarlo.
·
Tarjetas de Colores
Intensos:
para facilitar su identificaron, pueden ser de colores fluorescentes, su color
ayuda a identificarlos rápidamente aún estando a distancias alejadas.
Es necesario llenar el formato de Evaluación
SEIRI para tener un mejor control de los datos
arrojados por la inspección hecha.
SEITON: ORDENAR. SITUAR NECESARIOS
Consiste en
establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios,
de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su
lugar. En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con
objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.
I.
Propósitos:
·
Prevenir las pérdidas de tiempo en la
búsqueda y transporte
de objetos.
·
Asegurar que lo que entra primero sale
primero.
·
Hacer el flujo de producción estable y fácil
de trabajar, esto con el fin de evitar retrocesos y además organizar un buen
rol de trabajo para eliminar los tiempos de demora.
·
Establecer procedimientos
e instrucciones que faciliten la ejecución de las operaciones.
·
Establecer sistemas
de control visual que permitan tanto a nivel del personal de la empresa
como a nivel externo, ubicar fácilmente los lugares y los objetos, así como
también entender los procesos
productivos y los procedimientos existentes.
I.
Beneficios:
·
Nos ayuda a encontrar fácilmente objetos o documentos,
economizando tiempo y movimiento.
·
Facilita el regresar a su lugar los objetos
que hemos utilizado.
·
Ayuda a identificar cuándo falta algo.
·
Da una mejor apariencia.
I.
Normas para Seiton:
·
Organizar racionalmente el puesto de trabajo
(proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte, ...)
·
Definir las reglas de ordenamiento
·
Hacer obvia la colocación de los objetos
·
Clasificar los objetos por orden de utilización:
1.
2.
Se tira todo lo que se usa menos de una vez al año.
3.
De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por
ejemplo, en la sección de archivos,
o en el almacén
en la fábrica)
4.
De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no
muy lejos (típicamente en un armario en la oficina,
o en una zona de almacenamiento
en la fábrica)
5.
De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto
de trabajo
6.
De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto
de trabajo, al alcance de la mano.
7.
Y lo que se usa al menos una vez por hora se
coloca directamente sobre el operario.
Una vez el espacio de
trabajo está despejado (seiri)
y ordenado (seiton), es mucho
más fácil limpiarlo (seisō).
Consiste en identificar y eliminar las fuentes
de suciedad, asegurando que todos los medios
se encuentran siempre en perfecto estado
operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias,
provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria.
I.
Propósitos:
·
Facilitar la elaboración de productos
de calidad.
·
Combinar la limpieza con la inspección de
manera que se detecten fallas a tiempo.
·
Hacer del lugar de trabajo un sitio seguro
y confortable.
I.
Beneficios:
·
Alargamiento de la vida útil de los equipos e
instalaciones.
·
Menos probabilidad
de contraer enfermedades.
·
Menos accidentes.
·
Mejor aspecto del lugar de trabajo y de las
personas.
·
Ayuda a evitar mayores daños a la ecología
I.
Normas para Seisō:
·
Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías
·
Volver a dejar sistemáticamente en
condiciones
·
Facilitar la limpieza y la inspección
·
Eliminar la anomalía en origen
I.
Control e Informe Final:
Es necesario llenar
el formato de Evaluación SEISŌ para tener un mejor control de los datos
arrojados por la inspección hecha. (Ver
Anexos)
Seiketsu: Mantener la Limpieza , Estandarización
o Señalizar Anomalías
Consiste en
distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas
sencillas y visibles para todos.
A menudo el sistema
de las 5S se aplica sólo puntualmente. Seiketsu recuerda que el orden y la limpieza deben mantenerse
cada día. Para lograrlo es importante crear estándares.
I.
Propósitos:
·
Prevenir el deterioro de las actividades de:
Seiri, Seiton y Seiso.
·
Minimizar o eliminar las causas que provocan
la suciedad y un ambiente
de trabajo no confortable.
·
Proteger al trabajador de condiciones
peligrosas.
·
Estandarizar y visualizar los procedimientos
de operación y mantenimiento
diario.
·
Hacer a los trabajadores felices dándoles la
oportunidad de mostrar su talento y creatividad.
I.
Beneficios:
·
La basura
a su lugar.
·
Favorecer una gestión
visual.
·
Estandarizar los métodos
operativos.
·
Formar al personal en los estándares mínimos
de trabajo.
·
Beneficios de Seiketsu
·
Mejora nuestra salud.
·
Desarrollamos mejor nuestro trabajo.
·
Facilita nuestras relaciones con los demás.
·
¡Nos sentimos y nos vemos mejor!
Normas para Seiketsu:
·
Hacer evidentes las consignas: cantidades
mínimas, identificación de las zonas
·
Favorecer una gestión visual
·
Estandarizar los métodos operatorios
·
Formar al personal en los estándares
SHITSUKE: DISCIPLINA
O SEGUIR MEJORANDO
Consiste en trabajar
permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.
Hacer a las personas
más disciplinadas y con buenos modales, en otras palabras se necesita fomentar
nuevas costumbres y valores
dentro de la empresa,
se debe hacer énfasis en eliminar los paradigmas
antiguos y adquirir otros más productivos. Cumplir con las reglas de la empresa
y de la sociedad.
Tener un personal más pro-activo.
Propósitos
Beneficios:
·
Generar un clima
de trabajo actuando con honestidad,
respeto
y ética
en las relaciones interpersonales.
·
Fomentar el compañerismo y la colaboración
para trabajar en equipo.
·
Mantener una actitud
mental positiva.
Cumplir eficientemente con sus obligaciones
en su puesto de trabajo.
Esta etapa contiene
la calidad en la aplicación del sistema 5S. Si se aplica sin el rigor
necesario, éste pierde toda su eficacia.
Es también una etapa de control riguroso de la aplicación del sistema: los motores
de esta etapa son una comprobación continua y fiable de la aplicación del
sistema 5S (las 4 primeras 'S' en este caso) y el apoyo del personal
implicado.
McKinsey & Co, la firma de
consultoría estratégica más famosa del mundo, desarrolló lo que llaman el? Enfoque
de las 7 S de la
Estructura Corporativa ?.
En palabras sencillas, es una lista de
verificación para implementar con éxito las estrategias de una empresa.
Todo el modelo se basa en siete palabras que comienzan, en inglés, con ? ese?.
La característica más sobresaliente de este modelo
es que ha sido ampliamente utilizado en diversas empresas y por prestigiosas
escuelas de administración, como Harvard y Stanford. Es decir,
una combinación muy potente de práctica y teoría.
Fue desarrollado en 1980 por Tom Peters ?hoy
gurú de la innovación y el liderazgo- y Robert Waterman.
STRATEGY (Estrategia)
Es vital plantear una estrategia correcta que refleje una
precisa evaluación del entorno y, en especial, de la competencia. Es, en
definitiva, la adecuada acción y asignación de los recursos para lograr los
objetivos de la empresa. Lo difícil no es proponer estrategias, sino
ejecutarlas.
STRUCTURE (Estructura)
Es la estructura organizacional y las relaciones de
autoridad y responsabilidad que en ella se dan. Desde este punto de vista, la
estrategia determinará la estructura y el diseño organizacional será el
mecanismo facilitador para que la empresa logre sus objetivos. De esta forma:
si la estrategia cambia, la estructura cambia; no constituyendo un escollo para
la primera.
SKILLS (Habilidades)
Son las capacidades distintivas de la empresa. Lo que
Michael Porter llamaría ?sus competencias centrales? o lo que la empresa hace
mejor. Es vital que la estrategia elegida sea consecuente con estas
habilidades.
SHARED VALUES (Valores compartidos)
Equivalen al concepto de ?misión? y son los valores que
comparten todos los miembros de la empresa y que traduce la estrategia en metas
circulares uniendo a la organización en el logro de objetivos comunes.
SYSTEMS (Sistemas)
Son todos los procedimientos y procesos necesarios para
desarrollar la estrategia (sistemas de información, sistemas y procesos de
producción, presupuestos, controles, etc.). Son, también, todos los
procedimientos formales e informales que permiten que funcione una
organización. Deben estar alineados con la estrategia y constituir el soporte
adecuado para su logro.
STYLE (Estilo)
Es la forma en que la alta dirección se comporta y, por
lo tanto, establece el modelo a seguir. La tesis de fondo es que las acciones
relevantes, incluso las simbólicas, comunican a cada miembro de la organización
respecto de las prioridades y compromiso de la empresa con la estrategia.
STAFF (Personal)
Son las personas que conforman la empresa y se encarga de
ejecutar la estrategia. En este contexto, la clave es que los recursos humanos
estén orientados hacia la estrategia.
McKinsey sostiene que los
cambios en la eficacia de una empresa son directa consecuencia de la
interacción de múltiples factores, muchos de los cuales no son obvios o no han
sido considerados en los modelos tradicionales.
El modelo, por ello, asume tres ideas clave:
- La
existencia de una multiplicidad de factores que influyen en la viabilidad
y correcto desarrollo de una organización (?soft skills? y ?hard skills?).
- No es
suficiente la identificación de esta diversidad de factores. Lo más
importante es la combinación que se logra entre ellos para optimizar los
resultados.
- La forma
esquemática del modelo, más cerca de una red de relaciones que de una
estructura piramidal, determina que a priori ninguno de los factores es
más relevante para mejorar la eficacia organizacional. La importancia
relativa de cada variable dependerá de las condiciones de tiempo y
espacio.
Valores compartidos
Existen valores fundamentales, aspiraciones e ideas
alrededor de las cuales se construye la empresa, dice Waterman, uno de los
creadores del modelo. Las empresas tratan de insuflar esa visión a la
organización a través de frases o conceptos que ilustran es ?misión fundamental
de la empresa de cara al futuro?. HP, por ejemplo, lo manifiesta de la
siguiente manera: ?Personas innovadoras en todos los niveles de la organización?
¿Qué significa esto? Que todos los subsistemas de la
organización son importantes para el éxito del cambio orientado hacia la
eficiencia.
Fortalezas del modelo
- Herramienta
de diagnóstico para entender organizaciones que son ineficaces e
identificar sus ?nudos de acción?.
- Guía el
cambio organizacional combinando elementos racionales (duros / hard
skills) con emocionales (blandos / soft skills). Soft Skills: Shared Values, Skills, Style, Staff. Hard Skills:
Strategy, Structure, Systems.
- Facilita
una estrategia corporativa, ya que las 7s deben ejecutarse en paralelo,
porque están correlacionadas. No es posible realizar progresos en una sin
hacer ajustes en las otras.
- Confirma
que una multiplicidad de factores influyen en la efectividad de una
organización y su habilidad para cambiar. ¿La razón? Los administradores
tienden a focalizarse en sólo en algunos elementos (compensaciones o
sistemas, por ejemplo), ignorando piezas clave.
- Apoya la
gestión del líder, ya que lo obliga a reconocer un rango completo de
elementos que pueden llegar a ser cambiados y focalizarse en aquellos que
tendrán el efecto más grande.
No hay comentarios:
Publicar un comentario