La Gestión del conocimiento (del inglés Knowledge Management) es un concepto aplicado en las organizaciones, que pretende transferir el conocimiento y experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización.
La administración del conocimiento implica la conversión del conocimiento tácito (el que sabe un trabajador específico) en explícito (conocimiento documentado y replicable) para convertirlo en un activo estratégico de la organización.
La administración del conocimiento implica la adecuada explotación de datos e información para transformarlos en conocimiento y entendimiento.
Usualmente el proceso requiere técnicas para capturar, organizar, almacenar el conocimiento de los trabajadores, para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda compartir.
• Los datos y la información son todo aquello que se sabe acerca de los procesos y que responde a preguntas como ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cuánto?, ¿a qué hora?
• El conocimiento responde a preguntas que empiezan con ¿cómo?, es decir, todo aquello que generalmente sólo algunos miembros de la organización sabe y lo tiene en su cabeza pero no ha sido transformado en un conocimiento explícito.
• El entendimiento responde a preguntas que empiezan con ¿por qué? lo cual permite a la organización mejorar de manera continua cuando se entienden los procesos y se toman acciones para corregir deficiencias y promover mayor eficiencia y productividad.
• La sabiduría implica el uso adecuado de todo el aprendizaje organizacional para tomar decisiones estratégicas a lo largo del tiempo que garanticen el mayor de los éxitos.
En la actualidad, la tecnología permite entregar herramientas que apoyan la gestión del conocimiento en las empresas, que apoyan la recolección, la transferencia, la seguridad y la administración sistemática de la información, junto con los sistemas diseñados para ayudar a hacer el mejor uso de ese conocimiento.
En la actualidad está cada vez siendo codificada más información en formato digital, para que así resulte accesible mediante ordenador. Asimismo, están confeccionándose herramientas que permiten buscar de forma efectiva en bases de datos, ficheros, 'páginas web, data warehouse, repositorios, etc., y de ese modo extraer información de valor añadido, capturar su significado, organizarlo y hacerlo disponible.
La Gestión del Conocimiento y su vinculación a los Data Warehouses
El hombre y el conocimiento que este posee y aporta a la organización es el valor más importante que tiene la entidad. Este precepto es reconocido y utilizado por el nuevo enfoque gerencial que es la Gestión del Conocimiento, cuya efectiva técnica de gestión implica adquirir, utilizar y mejorar los conocimientos necesarios para la organización, creando un ambiente que permita compartirlos y transferirlos entre todos los trabajadores y cuadros de dirección para que lo utilicen en vez de volver a descubrirlos.
En la actualidad se considera que la gestión del conocimiento ha dejado de ser una suposición para convertirse en una técnica efectiva de gestión.
Definición
de conocimiento
El conocimiento es materia de estudio de distintas disciplinas, tales como la filosofía, la psicología, la gestión empresarial y, más recientemente la informática, por ello se encuentran diferentes definiciones según el punto de vista e interés de quienes se pronuncian. Aunque a efectos de este trabajo interesan sobre todo las definiciones más pragmáticas desde la óptica empresarial, conviene conocer, en aras de un mejor entendimiento y colaboración más eficaz con personas interesadas en las otras disciplinas, diversas definiciones así como la terminología que rodea al concepto conocimiento.
El conocimiento es un conjunto de datos sobre hechos, verdades o de información almacenada a través de la experiencia o del aprendizaje (a posteriori), o a través de introspección (a priori). El conocimiento es una apreciación de la posesión de múltiples datos interrelacionados que por sí solos poseen menor valor cualitativo.
El conocimiento comienza por los sentidos, pasa de estos al entendimiento y termina en la razón. Igual que en el caso del entendimiento, hay un uso meramente formal de la misma, es decir un uso lógico ya que la razón hace abstracción de todo un contenido, pero también hay un uso real.
La ciencia obtiene conocimiento siguiendo un método denominado método científico o método experimental, y al conocimiento así obtenido se lo denomina conocimiento científico.
El conocimiento es materia de estudio de distintas disciplinas, tales como la filosofía, la psicología, la gestión empresarial y, más recientemente la informática, por ello se encuentran diferentes definiciones según el punto de vista e interés de quienes se pronuncian. Aunque a efectos de este trabajo interesan sobre todo las definiciones más pragmáticas desde la óptica empresarial, conviene conocer, en aras de un mejor entendimiento y colaboración más eficaz con personas interesadas en las otras disciplinas, diversas definiciones así como la terminología que rodea al concepto conocimiento.
El conocimiento es un conjunto de datos sobre hechos, verdades o de información almacenada a través de la experiencia o del aprendizaje (a posteriori), o a través de introspección (a priori). El conocimiento es una apreciación de la posesión de múltiples datos interrelacionados que por sí solos poseen menor valor cualitativo.
El conocimiento comienza por los sentidos, pasa de estos al entendimiento y termina en la razón. Igual que en el caso del entendimiento, hay un uso meramente formal de la misma, es decir un uso lógico ya que la razón hace abstracción de todo un contenido, pero también hay un uso real.
La ciencia obtiene conocimiento siguiendo un método denominado método científico o método experimental, y al conocimiento así obtenido se lo denomina conocimiento científico.
Tipos
de conocimiento
De las muchas clasificaciones que se pueden encontrar a efectos de este trabajo interesa la que divide al conocimiento en: tácito y explícito.
Conocimiento tácito. Este tipo de conocimiento es el que no está registrado por ningún medio y que sólo se obtiene por la adquisición de conocimiento de manera práctica y sólo es posible trasmitir y recibir consultando directa y específicamente al poseedor de estos conocimientos.
Conocimiento explícito: Se trata del conocimiento basado en datos concretos con los que sería suficiente su conocimiento para el aprovechamiento de los mismos sin necesidad de interpretación alguna, expresándolo de una manera simple es “ la teoría”.
Nos corresponde ahora plantearnos cuál es la principal dificultad a la hora de abordar la gestión del conocimiento de una empresa. La materia prima de la que partimos es la información, en este caso, nuestra materia prima no escasea, más bien lo contrario, es excesiva. La información proviene de diversos entornos, clientes, personal, instituciones, etc.… Debemos eliminar la información redundante y obtener conclusiones de la información revelante. Estas técnicas de análisis son, entre otras, Data Mining (minería de datos) y Data Warehouse.
- Data Mining: Conjunto de técnicas empleadas para el proceso de captación y análisis de la información disponible en el repositorio de la organización o, mejor aún, en el repositorio de Data Warehousing. Emplea técnicas de exploración de bases de datos, permite el tratamiento estadístico de los datos e incluye en la mayoría de los casos, diversos formatos para la salida de las conclusiones.
- Data Warehousing: Almacén organizado de toda la información de la que
dispone la compañía. Dicha organización permite el análisis y acceso a la
información desde los distintos ámbitos de una actividad de negocio
(ventas, producción, finanzas).
Evolución de las Organizaciones haciala Gestión del Conocimiento
De las muchas clasificaciones que se pueden encontrar a efectos de este trabajo interesa la que divide al conocimiento en: tácito y explícito.
Conocimiento tácito. Este tipo de conocimiento es el que no está registrado por ningún medio y que sólo se obtiene por la adquisición de conocimiento de manera práctica y sólo es posible trasmitir y recibir consultando directa y específicamente al poseedor de estos conocimientos.
Conocimiento explícito: Se trata del conocimiento basado en datos concretos con los que sería suficiente su conocimiento para el aprovechamiento de los mismos sin necesidad de interpretación alguna, expresándolo de una manera simple es “ la teoría”.
Nos corresponde ahora plantearnos cuál es la principal dificultad a la hora de abordar la gestión del conocimiento de una empresa. La materia prima de la que partimos es la información, en este caso, nuestra materia prima no escasea, más bien lo contrario, es excesiva. La información proviene de diversos entornos, clientes, personal, instituciones, etc.… Debemos eliminar la información redundante y obtener conclusiones de la información revelante. Estas técnicas de análisis son, entre otras, Data Mining (minería de datos) y Data Warehouse.
- Data Mining: Conjunto de técnicas empleadas para el proceso de captación y análisis de la información disponible en el repositorio de la organización o, mejor aún, en el repositorio de Data Warehousing. Emplea técnicas de exploración de bases de datos, permite el tratamiento estadístico de los datos e incluye en la mayoría de los casos, diversos formatos para la salida de las conclusiones.
- Data Warehousing: Almacén organizado de toda la información de la que
dispone la compañía. Dicha organización permite el análisis y acceso a la
información desde los distintos ámbitos de una actividad de negocio
(ventas, producción, finanzas).
Evolución de las Organizaciones hacia
Un proyecto de desarrollo de un
Data Warehouse, es sobre todo y ante todo un proyecto - GC - y requerirá que en
la empresa u organización que se lleva a cabo:
Evolucione su cultura
empresarial para hacerle posible.
Disponga de equipos humanos convenientemente preparados para desarrollarle.
Utilice una metodología de desarrollo que facilite la gestión y control del proyecto.
Disponga o adquiera herramientas informáticas que permitan tanto su análisis y diseño como su posterior desarrollo y puesta en producción.
Disponga de equipos humanos convenientemente preparados para desarrollarle.
Utilice una metodología de desarrollo que facilite la gestión y control del proyecto.
Disponga o adquiera herramientas informáticas que permitan tanto su análisis y diseño como su posterior desarrollo y puesta en producción.
Para llevar a cabo con éxito un
proyecto de GC o un proyecto Data Warehouse es necesario que exista un balance
adecuado entre "equipo humano" y "tecnología". Hoy
desgraciadamente no todas la empresas se encuentran en esta situación, como
pone de manifiesto un estudio realizado en 1996 por la organización American
Productivity and Quality Center (http://www.apqc.org) en el que se constata que
"el 85 % de las empresas tienen limitaciones para Gestionar el
Conocimiento".
Un porcentaje alto de proyectos Data Warehouse no han alcanzado los objetivos previstos y algunos se cancelaron antes de su finalización. En el punto siguiente se describen las barreras mas frecuentes que afectan a los proyectos KM. Estas barreras pueden tomar un peso aun mayor si además el desarrollo del proyecto se lleva a cabo sin utilizar una metodología de desarrollo contrastada con su adecuación a estos proyectos específicos.
El primer punto de partida que debe de contemplarse es la propia Visión del Data Warehouse y las alternativas de desarrollo.
Un Data Warehouse debe de considerarse mucho más que un archivo de datos corporativo que resulta crítico para ejecutar con éxito las iniciativas de la empresa:
- Es también una enciclopedia especializada en los temas que afectan el quehacer de la empresa.
- Incorpora herramientas que permiten facilitar a los gestores, de todos los niveles de la organización, la información que precisan. No precisamente "consultas complejas", sino la información relevante solicitada, poniéndola a su disposición con fiabilidad y rapidez.
Un porcentaje alto de proyectos Data Warehouse no han alcanzado los objetivos previstos y algunos se cancelaron antes de su finalización. En el punto siguiente se describen las barreras mas frecuentes que afectan a los proyectos KM. Estas barreras pueden tomar un peso aun mayor si además el desarrollo del proyecto se lleva a cabo sin utilizar una metodología de desarrollo contrastada con su adecuación a estos proyectos específicos.
El primer punto de partida que debe de contemplarse es la propia Visión del Data Warehouse y las alternativas de desarrollo.
Un Data Warehouse debe de considerarse mucho más que un archivo de datos corporativo que resulta crítico para ejecutar con éxito las iniciativas de la empresa:
- Es también una enciclopedia especializada en los temas que afectan el quehacer de la empresa.
- Incorpora herramientas que permiten facilitar a los gestores, de todos los niveles de la organización, la información que precisan. No precisamente "consultas complejas", sino la información relevante solicitada, poniéndola a su disposición con fiabilidad y rapidez.
Tiene grandes analogías con un almacén físico, de aquí su propio nombre: Los sistemas operacionales son los que crean los "elementos de datos" que serán cargados en el Data Wrehouse. Algunos de estos elementos de datos se resumen y sumarizan como "componentes de datos". Los usuarios del Data Warehouse hacen sus peticiones, que les son entregadas como "productos de información", estos productos son creados a partir de los "elementos" y "componentes" que existen en el Data Warehouse.
EL ALMACÉN DE DATOS (DATA WAREHOUSE), COMO SOPORTE PARA LA GESTIÓN
DEL CONOCIMIENTO
La mayoría de las Organizaciones que ya han desarrollado sus primeros Sistemas de Gestión del Conocimiento, como hemos comentado en el informe previo dedicado a estos nuevos sistemas, han tenido en cuenta la necesidad de disponer del soporte informático de un Almacén General de Información que denominábamos en términos anglosajones "DATA WAREHOUSE", o al menos de una Almacén de Información Parcial y Resumida sobre una área de conocimiento crítico para la Organización, como pueden ser:
Información Comercial, de Productos, Marketing, etc. Que en términos anglosajones denominamos "DATA MART".
En la Metodología de desarrollo propuesta, comentamos la conveniencia de "establecer fases en el desarrollo de proyectos Data Warehouse". El primer proyecto nos debe de permitir crear la estructura general del Data Warehouse de nuestra Organización y el primer Data Mark totalmente operativo a partir del cual podamos extraer conocimientos que puedan aplicarse de forma inmediata al negocio.
Posteriormente el proyecto general, y de largo alcance de nuestro Data Warehouse, se irá desarrollando en fases sucesivas, construyendo progresivamente nuevos Data Marts, cuyos datos resumidos ó sumarizados serán extraídos del Data Warehouse en desarrollo.
De esta forma conseguimos los objetivos fundamentales:
Disponer de una Almacén General de Información para toda la Organización. (El Data Warehouse de la Empresa).
Disponer de Conocimientos críticos para el Negocio, según las propias prioridades de cada organización (utilizando los Data Marts progresivamente creados, y las herramientas de obtención automática de conocimientos más idóneas).
Para acometer con éxito estos proyectos es prácticamente imprescindible utilizar herramientas CASE que nos facilitan el Análisis y Diseño, trabajando con metodologías de sistemas de información de la empresa como las presentadas.
CONCLUSIÓN
Al llegar al final de nuestro trabajo vemos que la administración del conocimiento representa una de las principales herramientas que se tienen en la actualidad para que las organizaciones logren un desarrollo estratégico en el que puedan aprovechar y maximizar la utilización de los conocimientos que se tienen y muchas veces no pueden reutilizar. Es indiscutible que las organizaciones tienen que alinear la tecnología de información a la estrategia del negocio, por lo que es importante que herramientas como la de la administración del conocimiento alcancen un desarrollo y madurez a corto plazo.
Esta herramienta apoyada comúnmente en el uso de la tecnología de información (aunque a lo largo del desarrollo dejamos en claro que no es necesario hacer una gran inversión para comenzar a ver los beneficios que otorga la AC) está en su época de auge y podemos apreciar que varias organizaciones están convencidas del beneficio que representa aprovechar conocimientos que ya se tienen y que realmente se pierden y lo más dramático es que en varias ocasiones son investigaciones o procesos que se llevan a cabo varias veces y que se tienen que comenzar de cero porque no se cuenta con la documentación apropiada que sirva de referencia.
Las ventajas que ofrece la AC son:
• Reducir costos, a través de la reutilización del conocimiento ya adquirido, logrando de esta manera que de los empleados no pierdan el tiempo en realizar de nuevo lo que otra persona ya hizo.
• Que todos los individuos de la organización tengan acceso al conocimiento generado por la misma.
• Mejora continua, ya que el tiempo que se gana se puede utilizar para mejorar los procesos de la organización.
• Beneficios operativos y de negocios que a lo largo son muchos y en conclusión provoca que el negocio se torne más efectivo y eficiente, ya que se pueden ahorrar muchas horas de trabajo.
El mantener información a tu disposición proporciona una ventaja competitiva, ya que se tienen conocimientos al alcance y se puede reaccionar de una manera efectiva en el entorno global que hoy en día vivimos.
Igualmente es importante no dejar de mencionar que el proceso para implantar este tipo de sistemas de información y conocimiento no es nada fácil, ya que presenta un esfuerzo, en el que todas las áreas de la organización, así como el compromiso de los integrantes para documentar toda la información que pueda llegar a ser compartida en la base de datos, porque el éxito depende en que la información está documentada en forma adecuada, y pueda utilizarse en el futuro.
Estamos convencidos que el éxito que se logre con la gestión del conocimiento abrirá el camino para que el resto de los componentes del Capital Intelectual (incluye otros aspectos además del conocimiento) sean reconocidos y tengan su lugar en los registros y en los estados contables. De esta forma, la brecha entre el valor contable y el valor de mercado de los patrimonios se irá cerrando de manera firme y sostenida, permitiendo unificar bajo un mismo sistema y una misma base de datos toda la información necesaria para, en lo interno, tener el control integral de las organizaciones y de estas hacia afuera, mostrar una situación patrimonial mucho más completa y cercana a su valor de mercado.
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